Ein Betriebssystem für Kindersportkurse

Anmeldungen, Trainer, Rechnungen und Bankzahlungen in einem System statt Handarbeit.

Rollen mit eigenen Berechtigungen: 5Rollen mit eigenen Berechtigungen
Programmarten: Kurse, Kindergärten, Camps: 3Programmarten: Kurse, Kindergärten, Camps
von der Vorgabe bis zum vollen Umfang: 6 Wochenvon der Vorgabe bis zum vollen Umfang

Ausgangslage

Das Unternehmen wuchs und mit ihm die Handarbeit.

Kurse, Sport in Kindergärten und Tagescamps liefen über ein Redaktionssystem der Website. Am Anfang reichte das. Mit jedem neuen Programm und Trainer wuchs aber die Handarbeit. Zahlungen, Rechnungen, Trainerstunden und volle Kurse wurden außerhalb des Systems erledigt.

Wochenplan der Stunden mit Auslastung und Orten

Hochgeladener Kontoauszug mit zugeordneten Zahlungen und zwei Zahlungen ohne Rechnung

Zuerst haben wir durchgesehen, wie der Betrieb läuft

Das Datenmodell basiert auf der täglichen Arbeit des Unternehmens.

Drei Programmarten mit unterschiedlichen Regeln: Kurse zahlen die Eltern, Kindergärten werden gesammelt abgerechnet, Camps haben eigene Kapazitäten und Preise.
Vier Gruppen von Menschen: Inhaber wollen Überblick, Trainer ihren Plan, die Buchhaltung Belege und Eltern nur ihr Kind anmelden.
Alle Regeln haben wir vor Beginn der Entwicklung aufgeschrieben.

Warum kein fertiges Tool

Tools für Buchung, Rechnungen und Anwesenheit gibt es einzeln. Kein Tool verbindet aber Anmeldung, Rechnung, Bankzahlung und Trainerstunden.

Mehrere Tools hießen, Daten wieder zwischen ihnen abzutippen. Deshalb ein System, in dem jede Angabe einmal erfasst wird.

Was wir gebaut haben

Anmeldungen mit Programmfilter, Zahlungsstatus und Kapazität

Alle Anmeldungen an einem Ort

Kurse, Kindergärten und Camps in einer Übersicht. Kapazitätsprüfung, Warteliste für volle Programme und Export für die Weiterarbeit.

Rechnungsliste mit Fälligkeit, Betrag und Zahlungsstatus

Die Rechnung wird automatisch erstellt

Eine Anmeldung für ein kostenpflichtiges Programm erzeugt eine Rechnung mit QR-Zahlcode und sendet sie an die Eltern. Gutschriften und Bestätigungen für die Krankenkasse mit einem Klick.

Abgleich des Kontoauszugs nach variablem Symbol und Betrag

Bankzahlungen ohne manuellen Abgleich

Sie laden einen Kontoauszug hoch, und das System ordnet Zahlungen nach Verwendungszweck und Betrag zu. Wenn Sie denselben Auszug zweimal hochladen, werden Zahlungen nicht doppelt gezählt.

Geleistete Stunden des Trainers am Handy

Trainer, Schichten und Anwesenheit

Trainer melden sich für Einheiten, die Leitung genehmigt die Schichten. Die Anwesenheit erfassen sie am Handy, geleistete Stunden fließen automatisch in die Abrechnung für die Lohnzahlung.

Team mit sechs Personen und Rollenauswahl: Inhaber, Verwalter, Buchhaltung und Trainer

Rollen und Berechtigungen

Inhaber, Verwaltung, Trainer und Buchhaltung sehen nur, was sie brauchen. Ein Trainer sieht nur seine Programme und seine Kinder.

Inhaberübersicht mit Umsatz und offenen Anmeldungen

Überblick für den Inhaber

Umsatz, offene Rechnungen, wiederkehrende Kinder und woher die Anmeldungen kommen. Auf einem Bildschirm.

Anwesenheit im Training auf dem Handy des Trainers erfassen

In Etappen, im laufenden Betrieb

Jeder Teil war sofort im Einsatz, sobald er fertig war.

Woche 1
Grundlagen, Rollen, Datenübernahme und Anbindung der Website.
Wochen 1–2
Rechnungen, Warteliste und Stundenplan.
Woche 2
Mobile App für Trainer: Schichten und Anwesenheit.
Wochen 2–3
Belege, Stundenzettel und Zahlungsabgleich mit der Bank.
Wochen 3–6
Feinschliff nach dem Betrieb: Gutschriften, Bestätigungen, Übersichten.

Umstieg ohne Ausfall

Für die Eltern hat sich nichts geändert. Die Website blieb gleich, Anmeldungen gehen nur in das neue System.
Die Daten aus dem alten System haben wir übernommen, die Historie blieb erhalten.
Trainer haben die App auf dem Handy, ohne Installation aus dem App Store.
Geburtsnummern der Kinder sind verschlüsselt, jede Rolle sieht nur, was sie braucht.

Worauf das System läuft

Code und Daten gehören dem Kunden. Er kann die Entwicklung jederzeit selbst übernehmen oder an ein anderes Team übergeben.

Java · Spring Boot
PostgreSQL
Next.js · TypeScript
Mobile App (PWA) mit Benachrichtigungen
QR-Zahlungen
Anbindung an ARES (tschechisches Firmenregister)
Docker

Was gelungen ist

Jede Angabe nur einmal erfasst

Die Anmeldung erzeugt die Rechnung, der Kontoauszug schließt sie, und die Anwesenheit fließt in die Lohnabrechnung. Nichts wird abgetippt.

Ein System für ein nicht-technisches Team

Auf Tschechisch und ohne Fachbegriffe. Inhaber und Trainer nutzen es ohne Schulung durch einen Entwickler.

„Wenn Sie jemanden suchen, der aus Ihrer Vision etwas Reales macht, sind Sie hier richtig!“

Matěj Fikrle

Geschäftsführer, Hopík4Kids s.r.o.

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