Provozní systém pro sportovní kroužky

Přihlášky, trenéři, faktury a platby z banky v jednom systému místo ruční práce.

rolí s vlastními oprávněními: 5rolí s vlastními oprávněními
typy programů: kroužky, školky, kempy: 3typy programů: kroužky, školky, kempy
od zadání po plný rozsah: 6 týdnůod zadání po plný rozsah

Výchozí stav

Firma rostla a s ní ruční práce.

Kroužky, cvičení ve školkách a příměstské kempy běžely přes webový redakční systém. Na začátku stačil. S každým dalším programem a trenérem ale přibývala ruční práce. Platby, faktury, hodiny trenérů a plné kroužky se řešily mimo systém.

Týdenní rozvrh lekcí s obsazeností a místy

Nahraný výpis z banky se spárovanými platbami a dvěma platbami bez faktury

Nejdřív jsme prošli, jak provoz funguje

Datový model vychází z každodenní práce firmy.

Tři typy programů s jinými pravidly: kroužky platí rodiče, školky se fakturují hromadně, kempy mají vlastní kapacity a ceny.
Čtyři skupiny lidí: majitelé chtějí přehled, trenéři rozvrh, účetní doklady a rodiče jen přihlásit dítě.
Všechna pravidla jsme sepsali před začátkem vývoje.

Proč ne hotový nástroj

Nástroje na rezervace, fakturaci i docházku existují zvlášť. Žádný nástroj ale nespojí přihlášku, fakturu, platbu z banky a hodiny trenéra.

Několik nástrojů by znamenalo znovu přepisovat data mezi nimi. Proto jeden systém, kde se každý údaj zadá jednou.

Co jsme postavili

Registrace dětí s filtrem programů, stavem platby a kapacitou

Přihlášky na jednom místě

Kroužky, školky i kempy v jednom přehledu. Hlídání kapacity, čekací listina pro plné programy a export pro další práci.

Seznam faktur se splatností, částkou a stavem platby

Faktura se vystaví sama

Přihláška na placený program rovnou vytvoří fakturu s QR platbou a odešle ji rodiči. Dobropisy i potvrzení pro pojišťovnu jedním klikem.

Párování výpisu z banky podle variabilního symbolu a částky

Platby z banky bez ručního párování

Nahrajete výpis z banky a systém spáruje platby podle variabilního symbolu a částky. Když stejný výpis nahrajete dvakrát, platby se nezapočítají dvakrát.

Trenéři, směny a docházka

Trenéři se hlásí na lekce, vedení směny schvaluje. Docházku zapisují v telefonu a odpracované hodiny se samy přenesou do výkazu pro výplaty.

Tým se šesti lidmi a výběrem role: vlastník, správce, účetní a trenéři

Role a oprávnění

Majitel, správce, trenér a účetní vidí jen to, co potřebují. Trenér vidí jen své programy a své děti.

Přehled pro majitele

Tržby, nezaplacené faktury, vracející se děti a odkud přihlášky přicházejí. Na jedné obrazovce.

Zápis docházky na tréninku v telefonu trenéra

Po etapách, v ostrém provozu

Každou část firma používala hned, jak byla hotová.

Týden 1
Základ systému, role, převzetí dat a napojení webu.
Týden 1–2
Fakturace, čekací listina a rozvrh lekcí.
Týden 2
Mobilní aplikace pro trenéry: směny a docházka.
Týden 2–3
Doklady, výkazy hodin a párování plateb z banky.
Týdny 3–6
Ladění podle provozu: dobropisy, potvrzení, přehledy.

Přechod bez výpadku

Pro rodiče se nic nezměnilo. Web zůstal stejný, přihlášky jen odcházejí do nového systému.
Data z původního systému jsme převzali, historie zůstala.
Trenéři mají aplikaci v telefonu, bez instalace z obchodu.
Rodná čísla dětí jsou šifrovaná a každá role vidí jen to, co potřebuje.

Na čem systém běží

Kód i data patří klientovi. Vývoj si může kdykoli převzít nebo předat jinému týmu.

Java · Spring Boot
PostgreSQL
Next.js · TypeScript
Mobilní aplikace (PWA) s notifikacemi
QR platby
Napojení na ARES
Docker

Co se povedlo

Každý údaj se zadává jednou

Přihláška vytvoří fakturu, výpis z banky ji uzavře a docházka se propíše do výplat. Nic se nepřepisuje.

Systém pro netechnický tým

Česky a bez technických pojmů. Majitelé i trenéři ho používají bez školení od vývojáře.

„Pokud hledáte někoho, kdo z vaší vize udělá reálnou věc, jste tu správně!“

Matěj Fikrle

Jednatel, Hopík4Kids s.r.o.

Ukažte nám, jak to u vás funguje dnes.

Napište nám, jak u vás fungují nabídky, zakázky a plánování. Ozveme se a probereme, co řešit jako první.

Kontaktujte nás

Adam Bardzák, jednatel

hello@appitect.eu